Α. ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ
Τηρεί το εμπιστευτικό πρωτόκολλο και αρχείο του Δήμου, καθώς επίσης μητρώο και αρχείο όσων διετέλεσαν δημοτικοί άρχοντες της πόλης και επίτιμοι δημότες.
Τηρεί βιβλίο των Συμβουλίων ή Επιτροπών από Δημοτικούς, Διαμερισματικούς και Συνοικιακούς Συμβούλους ή άλλα πρόσωπα, που συγκροτούνται με αποφάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου ή προβλέπονται από ειδικές διατάξεις νόμων.
Φροντίζει για όλα τα θέματα που αναφέρονται στον καθορισμό της διοικητικής περιφέρειας του Δήμου και τηρεί το σχετικό αρχείο.
Εκτελεί τις υποχρεώσεις του Δήμου που ανατίθενται σ΄ αυτόν ως όργανο της Κρατικής Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης.
Φροντίζει για την παραλαβή και διανομή της Εφημερίδας της Κυβέρνησης στις Υπηρεσίες του Δήμου.
Συγκεντρώνει και κοινοποιεί στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου, τους νόμους, διατάγματα, αποφάσεις, διαταγές, εγκυκλίους κ.λ.π. σε αντίγραφο και τηρεί αρχείο των πρωτοτύπων τους.
Φροντίζει για την στέγαση των Υπηρεσιών του Δήμου και σε συνεργασία με τη Νομική Υπηρεσία συντάσσει τα σχετικά μισθωτήρια –συμφωνητικά και φροντίζει για την τήρηση των φακέλων των ακινήτων που ενοικιάζει ο Δήμος.
Συντάσσει και αποστέλλει κάθε τέλος του μήνα στο Τμήμα Εκκ. και Εντολής Δαπανών, βεβαιώσεις για τη συνέχεια χρήσεως των μισθωμένων ακινήτων, από τις Υπηρεσίες του Δήμου, για την έκδοση των σχετικών ενταλμάτων καταβολής των μισθωμάτων.
Τηρεί τη βιβλιοθήκη της Διεύθυνσης Διοίκησης και το σχετικό βιβλίο ευρετήριο, συγγραμμάτων κ.λ.π. που φυλάσσονται σ΄ αυτήν.
Καταρτίζει και υποβάλλει στο Δημοτικό Συμβούλιο την ετήσια λογοδοσία του Δημάρχου, όπως αυτή προβλέπεται από τη σχετική νομοθεσία.
Φροντίζει για τα υλικά γραφομηχανών, φωτοτυπικών και πολυγραφικών μηχανημάτων και επιμελείται για την προμήθεια και καλή λειτουργία αυτών.
Έχει την ευθύνη των τηλεπικοινωνιών του Δήμου (τηλεφωνικό κέντρο, εξωτερικά τηλέφωνα, ΤΕΛΕΞ κ.λ.π.).
Φροντίζει για την αγορά βιβλίων και συγγραμμάτων που αφορούν στην τοπική αυτοδιοίκηση και τη διανομή τους στις Υπηρεσίες του Δήμου.
Συγκεντρώνει κάθε στοιχείο που έχει σχέση με τη δημογραφική απογραφή του πληθυσμού, δηλαδή τις αναπτυξιακές πληθυσμιακές τάσεις της πόλης.
Επεξεργάζεται, μελετά και αναλύει διάφορα στατιστικά στοιχεία που παρέχονται από διάφορες πηγές πληροφόρησης ( Ε.Σ.Υ.Ε. κ.λ.π. ).
Β. ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ
Καταρτίζει και κοινοποιεί σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις που ισχύουν κάθε φορά την Ημερήσια Διάταξη του Δημοτικού Συμβουλίου.
Τηρεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων του Σώματος, συντάσσει και υποβάλλει στην αρμόδια για τον έλεγχο νομιμότητας εποπτεύουσα αρχή τις αποφάσεις που παίρνονται από αυτό και καταχωρεί αυτές στα σχετικά βιβλία ( ευρετήριο, επιδοτήριο, βιβλίο διεκπεραίωσης).
Τηρεί το αρχείο των αποφάσεων μαζί με τα σχετικά δικαιολογητικά και βιβλιοδετεί τα πρωτότυπα αυτών σε ειδικό βιβλίο.
Διαβιβάζει στις αρμόδιες Επιτροπές του Σώματος για μελέτη τα θέματα που παραπέμπονται σ΄ αυτό και τα παρακολουθεί για την έγκαιρη επαναφορά τους στο Συμβούλιο για την λήψη της οριστικής απόφασης.
Διεξάγει όλη την υπηρεσία που έχει σχέση με τις αρμοδιότητες του Δημοτικού Συμβουλίου και των μελών του και φροντίζει για την συγκέντρωση των στοιχείων που είναι αναγκαία ώστε οι υποθέσεις που εισάγονται στο Δημοτικό Συμβούλιο για συζήτηση να είναι πλήρεις.
Φροντίζει να υποβάλλονται στην εποπτεύουσα αρχή οι αποφάσεις που παίρνει το Δημοτικό Συμβούλιο για τον έλεγχο νομιμότητας ή έγκριση, όπου ορίζει ο νόμος και παρακολουθεί την πορεία τους. Κοινοποιεί στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου, σε αντίγραφο, τις αποφάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου για υλοποίησή τους.
Απαντά εγγράφως στην Επιτροπή του αρθ. 7 του Ν.2839/2000 και αιτιολογεί την προσβαλλόμενη απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου.
Γ. ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΑΡΧΙΑΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Καταρτίζει, σύμφωνα με τις οδηγίες του Προέδρου της Δημαρχικής Επιτροπής, την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων της Δημαρχικής Επιτροπής, φροντίζει για την έγκαιρη επίδοση των σχετικών προσκλήσεων στα μέλη αυτής και συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την πληρότητα των θεμάτων.
Συντάσσει νομότυπα τις αποφάσεις που παίρνονται και τις υποβάλλει στις αρμόδιες αρχές για έγκριση (Δ.Σ., Περιφερειακή Διοίκηση).
Τηρεί το αρχείο των αποφάσεων μαζί με τα σχετικά δικαιολογητικά και βιβλιοδετεί τα πρωτότυπα αυτών σε ειδικό βιβλίο.
Εκτελεί κάθε εργασία που είναι σχετική με τις δημοπρασίες μετά από την σύνταξη της εισήγησης και τη συμπλήρωση των σχετικών δικαιολογητικών από τις αρμόδιες Υπηρεσίες.
Συντάσσει την έκθεση προϋπολογισμού εσόδων – εξόδων του Δήμου και την υποβάλλει για έγκριση στο Δημοτικό Συμβούλιο, μαζί με το σχέδιο του προϋπολογισμού.
Συντάσσει την έκθεση απολογισμού ή ισολογισμού εσόδων – εξόδων του Δήμου και την υποβάλλει μαζί με τον απολογισμό και ισολογισμό στο Δημοτικό Συμβούλιο για έγκριση.
Τηρεί τα βιβλία: α) καταχώρησης εφημερίδων που δημοσιεύθηκαν οι διακηρύξεις των δημοπρασιών, β) καταχώρησης των εγγυητικών επιστολών καλής εκτέλεσης, τις οποίες στη συνέχεια παραδίδει στον Διευθυντή Ταμιακής Υπηρεσίας, γ) πρακτικών των συνεδριάσεων της Δημαρχικής Επιτροπής, δ) ευρετήριο αποφάσεων της Δημαρχιακής Επιτροπής και ε) διεκπεραίωσης.
Τηρεί φάκελο των εγγυητικών επιστολών συμμετοχής στους διαγωνισμούς μέχρι την επιστροφή τους στους ενδιαφερόμενους.
Υποβάλλει ονομαστικές καταστάσεις συμμετοχής στις συνεδριάσεις των μελών της Δημαρχιακής Επιτροπής στην Δ/νση Προσωπικού – Τμήμα Μισθοδοσίας.
Διενεργεί κάθε σχετική εργασία για τα θέματα από το νόμο είναι αρμόδια η Δημαρχιακή Επιτροπή α) σαν υπηρεσιακό συμβούλιο των ημερομίσθιων εργατών του Δήμου και β) σαν αρμόδιο όργανο για την προώθηση κ.λ.π. των αποφάσεων των Συμβουλίων των Δημοτικών Διαμερισμάτων, όπως ορίζει ο νόμος.
Εκτελεί επίσης κάθε εργασία που απαιτείται σε εκτέλεση των αποφάσεων της Δημαρχιακής Επιτροπής καθώς και κάθε διαδικασία που προβλέπει ο νόμος.
Δ. ΤΜΗΜΑ ΕΚΛΟΓΩΝ – ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΚΛΟΓΙΚΩΝ
ΚΑΤΑΛΟΓΩΝ
Φροντίζει για την εκτέλεση κάθε εκλογικής εργασίας που ανατίθεται στο Δήμο σύμφωνα με την εκλογική νομοθεσία.
Παρακολουθεί τη νομοθεσία που ισχύει κάθε φορά για την διενέργεια των εκλογών ( Βουλευτικών, Δημοτικών κ.λ.π.).
Συντάσσει τους εκλογικούς καταλόγους, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 2623/98 « Ανασύνταξη εκλογικών καταλόγων ….. και άλλες διατάξεις », κάθε δίμηνο, με τις μεταβολές και τους αναρτεί για ενημέρωση των πολιτών και υποβολή εντάσεων.
Καταχωρεί όλες τις μεταβολές που προκύπτουν από το Δημοτολόγιο ( μεταδημοτεύσεις, θάνατοι, νέοι εκλογείς, αλλαγής Διεύθυνσης κατοικίας κ.λ.π.) , στο Αρχείο των εκλογικών καταλόγων.
Διεξάγει αλληλογραφία με το Πρωτοδικείο, Υπ. Εσωτερικών και γενικά με κάθε υπηρεσία που θα χρειαστεί για την εφαρμογή του πιο πάνω Νόμου.
Συντάσσει τους ειδικούς εκλογικούς καταλόγους ετεροδημοτών και ενημερώνει τους πολίτες σχετικά.
Επιμελείται για την παραλαβή και παράδοση των εκλογικών βιβλιαρίων στους δικαιούχους δημότες.
Ε. ΤΜΗΜΑ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ – ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΚΑΙ ΓΕΝΙΚΟΥ
ΑΡΧΕΊΟΥ
Φροντίζει για την παραλαβή, πρωτοκόλληση, ευρετηρίαση, συσχέτιση και διεκπεραίωση όλων των εισερχόμενων εγγράφων, τα οποί τα διανέμει στις Υπηρεσίες του Δήμου, καθώς και των εξερχόμενων.
Τηρεί όλα τα κατά νόμο σχετικά βιβλία.
Διεκπεραιώνει την αλληλογραφία του Δήμου, που απευθύνεται προς όλες τις Δημόσιες ή δημοτικές Υπηρεσίες ή δημότες, καθώς και την μέσα στο Δήμο μεταξύ των οργανικών μονάδων αλληλογραφία.
Φροντίζει για την επίδοση στους δημότες ή στις διάφορες Αρχές εγγράφων που διαβιβάζονται στο Δήμο από άλλες Δημόσιες ή Δημοτικές Αρχές.
Διενεργεί τις δημοσιεύσεις – τοιχοκολλήσεις των αποφάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου, Επιτροπών, καθώς και των ανακοινώσεων και διακηρύξεων του Δήμου και των Αρχών, που διαβιβάζονται στο Δήμο για το σκοπό αυτό, συντάσσει τις σχετικές εκθέσεις και φροντίζει για την διεκπεραίωσή τους.
Τηρεί το Γενικό Αρχείο του Δήμου, εκδίδει τα αντίγραφα των εγγράφων στοιχείων που υπάρχουν σ΄ αυτό, ύστερα από έγκριση του Διευθυντή και φροντίζει για την εκκαθάριση του σύμφωνα με τις σχετικές αποφάσεις.
Φυλάσσει και συντηρεί τα δημοτικά έγγραφα όλων των Υπηρεσιών και είναι υπεύθυνο για τη σωστή αρχειοθέτησή τους.
Εκδίδει στοιχεία που κάθε φορά του ζητούνται από τις διάφορες Υπηρεσίες του Δήμου.
ΣΤ. ΤΜΗΜΑ ΝΟΜΙΚΩΝ ΠΡΟΣΩΠΩΝ – ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΟΓΑ
Ενεργεί κάθε διαδικασία για τη σύσταση από το Δήμο Νομικών Προσώπων οποιασδήποτε μορφής.
Συνεργάζεται με την Διοίκηση των Νομικών Προσώπων και την υπηρεσία αυτών για την καλύτερη λειτουργία τους και την επίτευξη του προορισμού τους.
Ενημερώνει τον Δήμαρχο πάνω στα προβλήματα που αντιμετωπίζουν τα Νομικά Πρόσωπα και εισηγείται ενδεδειγμένες λύσεις.
Τηρεί ειδικό αρχείο με ότι αφορά τη σύσταση και τα όργανα διοίκησής τους.
Επιμελείται την εισαγωγή στο Δημοτικό Συμβούλιο των εισηγήσεων των Νομικών Προσώπων που υποβάλλονται σ΄ αυτό λόγω αρμοδιότητας.
Συνεργάζεται με τα Νομικά Πρόσωπα για την επιτυχή διοργάνωση εκδηλώσεων κοινού ενδιαφέροντος.
Εισηγείται υπεύθυνα για την εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων του Ν. 3584/07 « περί κατάστασης των δημοτικών και κοινοτικών υπαλλήλων ».
Εισηγείται στον Δήμαρχο την ψήφιση των πιστώσεων που αναγράφονται στον προϋπολογισμό για την επιχορήγηση ή την ειδική ενίσχυση των Νομικών Προσώπων ( ΚΑΠΗ, Αθλητικό Οργανισμό, Παιδικών Σταθμών, Γυμναστηρίων κ.λ.π. ) , Αθλητικών Σωματείων και Συλλόγων.
Ενεργεί κάθε διαδικασία για την σύσταση των Δημοτικών Επιχειρήσεων, την συγκρότηση της διοίκησής τους, για τον καθορισμό των αρμοδιοτήτων των Διοικητικών τους Συμβουλίων, για την ψήφιση των προϋπολογισμών – ισολογισμών και των λοιπών διαχειριστικών πράξεων από το Δημοτικό Συμβούλιο, για την έγκριση των κανονισμών και τέλος για την πιθανή τους διάλυση.
Οι αυτές αρμοδιότητες συντρέχουν στις περιπτώσεις των διαδημοτικών επιχειρήσεων, των επιχειρήσεων συνεταιριστικού χαρακτήρα, των Ανώνυμων εταιρειών, των Δημοτικών Εταιρειών Λαϊκής Βάσης και πιθανώς άλλων που προβλέπονται από την νομοθεσία που ισχύει κάθε φορά.
Προωθεί και συντονίζει την συνεργασία ανάμεσα σ΄ αυτές και τα διοικητικά όργανα του Δήμου, σε όποιες περιπτώσεις τούτο προβλέπεται από τον νόμο.
Συνεργάζεται, για τη νόμιμη και ολοκληρωμένη προώθηση των σχετικών διαδικασιών, με την Νομική Υπηρεσία του Δήμου.
Τηρεί το αρχείο του ΟΓΑ και έχει την εποπτεία των ανταποκριτών του ΟΓΑ.
Ζ. ΤΜΗΜΑ ΑΛΛΟΔΑΠΩΝ & ΜΕΤΑΝΑΣΤΕΥΣΗΣ
Ελέγχει την διεύθυνση κατοικίας του προσερχόμενου αλλοδαπού με αίτημα την έκδοση άδειας παραμονής.
Παραλαμβάνει και ελέγχει όλα τα δικαιολογητικά που απαιτούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 2910/2001 για την έκδοση όλων των κατηγοριών αδειών παραμονής (σπουδών, εξαρτημένης εργασίας, σύστασης επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, οικογενειακής συνένωσης κ.λ.π).
Αφού συμπληρώσει τον ατομικό φάκελο του αιτούντα για την έκδοση άδειας παραμονής, αποστέλλει τα πρωτότυπα δικαιολογητικά με απόδειξη στην Περιφέρεια Αττικής – Δ/νση Αλλοδαπών και Μετανάστευσης για την έκδοση της σχετικής απόφασης.
Εφαρμόζει τις σχετικές διατάξεις του Ν. 2910/ 2001 που αφορούν τους παράνομους μετανάστες και παρακολουθεί την νομοθεσία που ισχύει κάθε φορά για τις άδειες παραμονής των αλλοδαπών.
Τηρεί ειδικό αρχείο με αντίγραφα των δικαιολογητικών και των αποφάσεων αδειών παραμονής, σε ειδικούς φακέλους με πλήρη σειρά και φροντίζει για τη συνεχή ενημέρωση του.
Παραλαμβάνει από την Γενική Γραμματεία Περιφέρειας Αττικής τις έτοιμες άδειες παραμονής με ειδικό αποδεικτικό παραλαβής και τις διανέμει στους δικαιούχους αλλοδαπούς.
Ενημερώνει τους αλλοδαπούς για την προσκόμιση τυχόν συμπληρωματικών στοιχείων κ.λ.π.
Τηρεί βιβλίο πρωτοκόλλου.
Η. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ
Ασχολείται με το σχεδιασμό, κατάσταση, λειτουργία και συνεχή βελτίωση συστήματος ή συστημάτων ποιότητας, με βάση τη δομή του Δήμου, τις απαιτήσεις των Δημοτών και τις δεσμεύσεις, τις προδιαγραφές και απαιτήσεις που προκύπτουν από τη νομοθεσία.
Συγκεκριμένα το εν λόγω γραφείο φροντίζει για:
Την περιγραφή του συστήματος διεργασιών του Δήμου.
Την καθιέρωση των επιμέρους αντικειμενικών στόχων για την ποιότητα..
Την εφαρμογή των διεργασιών.
Την ενημέρωση της Διοίκησης για τα αποτελέσματα των μετρήσεων που θα κάνει τόσο τις διεργασίες, όσο και στα ενδιάμεσα και τελικά παραγόμενα προϊόντα (υπηρεσίες κλπ.) του Δήμου καθώς και για την αποτελεσματικότητα του συστήματος.
Τη διαρκή βελτίωση του συστήματος διαχείρισης της ποιότητας και την περιγραφή της με τεχνικές και εργαλεία ποιότητας.
Για την εκπλήρωση της αποστολής του, ο υπεύθυνος του Γραφείου συνεργάζεται στενά με τις άλλες διοικητικές μονάδες του Δήμου, αξιοποιώντας τα στοιχεία που αντλεί από τις συνεργασίες αυτές.
Α. ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ
Τηρεί το εμπιστευτικό πρωτόκολλο και αρχείο του Δήμου, καθώς επίσης μητρώο και αρχείο όσων διετέλεσαν δημοτικοί άρχοντες της πόλης και επίτιμοι δημότες.
Τηρεί βιβλίο των Συμβουλίων ή Επιτροπών από Δημοτικούς, Διαμερισματικούς και Συνοικιακούς Συμβούλους ή άλλα πρόσωπα, που συγκροτούνται με αποφάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου ή προβλέπονται από ειδικές διατάξεις νόμων.
Φροντίζει για όλα τα θέματα που αναφέρονται στον καθορισμό της διοικητικής περιφέρειας του Δήμου και τηρεί το σχετικό αρχείο.
Εκτελεί τις υποχρεώσεις του Δήμου που ανατίθενται σ΄ αυτόν ως όργανο της Κρατικής Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης.
Φροντίζει για την παραλαβή και διανομή της Εφημερίδας της Κυβέρνησης στις Υπηρεσίες του Δήμου.
Συγκεντρώνει και κοινοποιεί στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου, τους νόμους, διατάγματα, αποφάσεις, διαταγές, εγκυκλίους κ.λ.π. σε αντίγραφο και τηρεί αρχείο των πρωτοτύπων τους.
Φροντίζει για την στέγαση των Υπηρεσιών του Δήμου και σε συνεργασία με τη Νομική Υπηρεσία συντάσσει τα σχετικά μισθωτήρια –συμφωνητικά και φροντίζει για την τήρηση των φακέλων των ακινήτων που ενοικιάζει ο Δήμος.
Συντάσσει και αποστέλλει κάθε τέλος του μήνα στο Τμήμα Εκκ. και Εντολής Δαπανών, βεβαιώσεις για τη συνέχεια χρήσεως των μισθωμένων ακινήτων, από τις Υπηρεσίες του Δήμου, για την έκδοση των σχετικών ενταλμάτων καταβολής των μισθωμάτων.
Τηρεί τη βιβλιοθήκη της Διεύθυνσης Διοίκησης και το σχετικό βιβλίο ευρετήριο, συγγραμμάτων κ.λ.π. που φυλάσσονται σ΄ αυτήν.
Καταρτίζει και υποβάλλει στο Δημοτικό Συμβούλιο την ετήσια λογοδοσία του Δημάρχου, όπως αυτή προβλέπεται από τη σχετική νομοθεσία.
Φροντίζει για τα υλικά γραφομηχανών, φωτοτυπικών και πολυγραφικών μηχανημάτων και επιμελείται για την προμήθεια και καλή λειτουργία αυτών.
Έχει την ευθύνη των τηλεπικοινωνιών του Δήμου (τηλεφωνικό κέντρο, εξωτερικά τηλέφωνα, ΤΕΛΕΞ κ.λ.π.).
Φροντίζει για την αγορά βιβλίων και συγγραμμάτων που αφορούν στην τοπική αυτοδιοίκηση και τη διανομή τους στις Υπηρεσίες του Δήμου.
Συγκεντρώνει κάθε στοιχείο που έχει σχέση με τη δημογραφική απογραφή του πληθυσμού, δηλαδή τις αναπτυξιακές πληθυσμιακές τάσεις της πόλης.
Επεξεργάζεται, μελετά και αναλύει διάφορα στατιστικά στοιχεία που παρέχονται από διάφορες πηγές πληροφόρησης ( Ε.Σ.Υ.Ε. κ.λ.π. ).
Β. ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ
Καταρτίζει και κοινοποιεί σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις που ισχύουν κάθε φορά την Ημερήσια Διάταξη του Δημοτικού Συμβουλίου.
Τηρεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων του Σώματος, συντάσσει και υποβάλλει στην αρμόδια για τον έλεγχο νομιμότητας εποπτεύουσα αρχή τις αποφάσεις που παίρνονται από αυτό και καταχωρεί αυτές στα σχετικά βιβλία ( ευρετήριο, επιδοτήριο, βιβλίο διεκπεραίωσης).
Τηρεί το αρχείο των αποφάσεων μαζί με τα σχετικά δικαιολογητικά και βιβλιοδετεί τα πρωτότυπα αυτών σε ειδικό βιβλίο.
Διαβιβάζει στις αρμόδιες Επιτροπές του Σώματος για μελέτη τα θέματα που παραπέμπονται σ΄ αυτό και τα παρακολουθεί για την έγκαιρη επαναφορά τους στο Συμβούλιο για την λήψη της οριστικής απόφασης.
Διεξάγει όλη την υπηρεσία που έχει σχέση με τις αρμοδιότητες του Δημοτικού Συμβουλίου και των μελών του και φροντίζει για την συγκέντρωση των στοιχείων που είναι αναγκαία ώστε οι υποθέσεις που εισάγονται στο Δημοτικό Συμβούλιο για συζήτηση να είναι πλήρεις.
Φροντίζει να υποβάλλονται στην εποπτεύουσα αρχή οι αποφάσεις που παίρνει το Δημοτικό Συμβούλιο για τον έλεγχο νομιμότητας ή έγκριση, όπου ορίζει ο νόμος και παρακολουθεί την πορεία τους. Κοινοποιεί στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου, σε αντίγραφο, τις αποφάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου για υλοποίησή τους.
Απαντά εγγράφως στην Επιτροπή του αρθ. 7 του Ν.2839/2000 και αιτιολογεί την προσβαλλόμενη απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου.
Γ. ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΑΡΧΙΑΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Καταρτίζει, σύμφωνα με τις οδηγίες του Προέδρου της Δημαρχικής Επιτροπής, την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων της Δημαρχικής Επιτροπής, φροντίζει για την έγκαιρη επίδοση των σχετικών προσκλήσεων στα μέλη αυτής και συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την πληρότητα των θεμάτων.
Συντάσσει νομότυπα τις αποφάσεις που παίρνονται και τις υποβάλλει στις αρμόδιες αρχές για έγκριση (Δ.Σ., Περιφερειακή Διοίκηση).
Τηρεί το αρχείο των αποφάσεων μαζί με τα σχετικά δικαιολογητικά και βιβλιοδετεί τα πρωτότυπα αυτών σε ειδικό βιβλίο.
Εκτελεί κάθε εργασία που είναι σχετική με τις δημοπρασίες μετά από την σύνταξη της εισήγησης και τη συμπλήρωση των σχετικών δικαιολογητικών από τις αρμόδιες Υπηρεσίες.
Συντάσσει την έκθεση προϋπολογισμού εσόδων – εξόδων του Δήμου και την υποβάλλει για έγκριση στο Δημοτικό Συμβούλιο, μαζί με το σχέδιο του προϋπολογισμού.
Συντάσσει την έκθεση απολογισμού ή ισολογισμού εσόδων – εξόδων του Δήμου και την υποβάλλει μαζί με τον απολογισμό και ισολογισμό στο Δημοτικό Συμβούλιο για έγκριση.
Τηρεί τα βιβλία: α) καταχώρησης εφημερίδων που δημοσιεύθηκαν οι διακηρύξεις των δημοπρασιών, β) καταχώρησης των εγγυητικών επιστολών καλής εκτέλεσης, τις οποίες στη συνέχεια παραδίδει στον Διευθυντή Ταμιακής Υπηρεσίας, γ) πρακτικών των συνεδριάσεων της Δημαρχικής Επιτροπής, δ) ευρετήριο αποφάσεων της Δημαρχιακής Επιτροπής και ε) διεκπεραίωσης.
Τηρεί φάκελο των εγγυητικών επιστολών συμμετοχής στους διαγωνισμούς μέχρι την επιστροφή τους στους ενδιαφερόμενους.
Υποβάλλει ονομαστικές καταστάσεις συμμετοχής στις συνεδριάσεις των μελών της Δημαρχιακής Επιτροπής στην Δ/νση Προσωπικού – Τμήμα Μισθοδοσίας.
Διενεργεί κάθε σχετική εργασία για τα θέματα από το νόμο είναι αρμόδια η Δημαρχιακή Επιτροπή α) σαν υπηρεσιακό συμβούλιο των ημερομίσθιων εργατών του Δήμου και β) σαν αρμόδιο όργανο για την προώθηση κ.λ.π. των αποφάσεων των Συμβουλίων των Δημοτικών Διαμερισμάτων, όπως ορίζει ο νόμος.
Εκτελεί επίσης κάθε εργασία που απαιτείται σε εκτέλεση των αποφάσεων της Δημαρχιακής Επιτροπής καθώς και κάθε διαδικασία που προβλέπει ο νόμος.
Δ. ΤΜΗΜΑ ΕΚΛΟΓΩΝ – ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΚΛΟΓΙΚΩΝ
ΚΑΤΑΛΟΓΩΝ
Φροντίζει για την εκτέλεση κάθε εκλογικής εργασίας που ανατίθεται στο Δήμο σύμφωνα με την εκλογική νομοθεσία.
Παρακολουθεί τη νομοθεσία που ισχύει κάθε φορά για την διενέργεια των εκλογών ( Βουλευτικών, Δημοτικών κ.λ.π.).
Συντάσσει τους εκλογικούς καταλόγους, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 2623/98 « Ανασύνταξη εκλογικών καταλόγων ….. και άλλες διατάξεις », κάθε δίμηνο, με τις μεταβολές και τους αναρτεί για ενημέρωση των πολιτών και υποβολή εντάσεων.
Καταχωρεί όλες τις μεταβολές που προκύπτουν από το Δημοτολόγιο ( μεταδημοτεύσεις, θάνατοι, νέοι εκλογείς, αλλαγής Διεύθυνσης κατοικίας κ.λ.π.) , στο Αρχείο των εκλογικών καταλόγων.
Διεξάγει αλληλογραφία με το Πρωτοδικείο, Υπ. Εσωτερικών και γενικά με κάθε υπηρεσία που θα χρειαστεί για την εφαρμογή του πιο πάνω Νόμου.
Συντάσσει τους ειδικούς εκλογικούς καταλόγους ετεροδημοτών και ενημερώνει τους πολίτες σχετικά.
Επιμελείται για την παραλαβή και παράδοση των εκλογικών βιβλιαρίων στους δικαιούχους δημότες.
Ε. ΤΜΗΜΑ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ – ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΚΑΙ ΓΕΝΙΚΟΥ
ΑΡΧΕΊΟΥ
Φροντίζει για την παραλαβή, πρωτοκόλληση, ευρετηρίαση, συσχέτιση και διεκπεραίωση όλων των εισερχόμενων εγγράφων, τα οποί τα διανέμει στις Υπηρεσίες του Δήμου, καθώς και των εξερχόμενων.
Τηρεί όλα τα κατά νόμο σχετικά βιβλία.
Διεκπεραιώνει την αλληλογραφία του Δήμου, που απευθύνεται προς όλες τις Δημόσιες ή δημοτικές Υπηρεσίες ή δημότες, καθώς και την μέσα στο Δήμο μεταξύ των οργανικών μονάδων αλληλογραφία.
Φροντίζει για την επίδοση στους δημότες ή στις διάφορες Αρχές εγγράφων που διαβιβάζονται στο Δήμο από άλλες Δημόσιες ή Δημοτικές Αρχές.
Διενεργεί τις δημοσιεύσεις – τοιχοκολλήσεις των αποφάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου, Επιτροπών, καθώς και των ανακοινώσεων και διακηρύξεων του Δήμου και των Αρχών, που διαβιβάζονται στο Δήμο για το σκοπό αυτό, συντάσσει τις σχετικές εκθέσεις και φροντίζει για την διεκπεραίωσή τους.
Τηρεί το Γενικό Αρχείο του Δήμου, εκδίδει τα αντίγραφα των εγγράφων στοιχείων που υπάρχουν σ΄ αυτό, ύστερα από έγκριση του Διευθυντή και φροντίζει για την εκκαθάριση του σύμφωνα με τις σχετικές αποφάσεις.
Φυλάσσει και συντηρεί τα δημοτικά έγγραφα όλων των Υπηρεσιών και είναι υπεύθυνο για τη σωστή αρχειοθέτησή τους.
Εκδίδει στοιχεία που κάθε φορά του ζητούνται από τις διάφορες Υπηρεσίες του Δήμου.
ΣΤ. ΤΜΗΜΑ ΝΟΜΙΚΩΝ ΠΡΟΣΩΠΩΝ – ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΟΓΑ
Ενεργεί κάθε διαδικασία για τη σύσταση από το Δήμο Νομικών Προσώπων οποιασδήποτε μορφής.
Συνεργάζεται με την Διοίκηση των Νομικών Προσώπων και την υπηρεσία αυτών για την καλύτερη λειτουργία τους και την επίτευξη του προορισμού τους.
Ενημερώνει τον Δήμαρχο πάνω στα προβλήματα που αντιμετωπίζουν τα Νομικά Πρόσωπα και εισηγείται ενδεδειγμένες λύσεις.
Τηρεί ειδικό αρχείο με ότι αφορά τη σύσταση και τα όργανα διοίκησής τους.
Επιμελείται την εισαγωγή στο Δημοτικό Συμβούλιο των εισηγήσεων των Νομικών Προσώπων που υποβάλλονται σ΄ αυτό λόγω αρμοδιότητας.
Συνεργάζεται με τα Νομικά Πρόσωπα για την επιτυχή διοργάνωση εκδηλώσεων κοινού ενδιαφέροντος.
Εισηγείται υπεύθυνα για την εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων του Ν. 3584/07 « περί κατάστασης των δημοτικών και κοινοτικών υπαλλήλων ».
Εισηγείται στον Δήμαρχο την ψήφιση των πιστώσεων που αναγράφονται στον προϋπολογισμό για την επιχορήγηση ή την ειδική ενίσχυση των Νομικών Προσώπων ( ΚΑΠΗ, Αθλητικό Οργανισμό, Παιδικών Σταθμών, Γυμναστηρίων κ.λ.π. ) , Αθλητικών Σωματείων και Συλλόγων.
Ενεργεί κάθε διαδικασία για την σύσταση των Δημοτικών Επιχειρήσεων, την συγκρότηση της διοίκησής τους, για τον καθορισμό των αρμοδιοτήτων των Διοικητικών τους Συμβουλίων, για την ψήφιση των προϋπολογισμών – ισολογισμών και των λοιπών διαχειριστικών πράξεων από το Δημοτικό Συμβούλιο, για την έγκριση των κανονισμών και τέλος για την πιθανή τους διάλυση.
Οι αυτές αρμοδιότητες συντρέχουν στις περιπτώσεις των διαδημοτικών επιχειρήσεων, των επιχειρήσεων συνεταιριστικού χαρακτήρα, των Ανώνυμων εταιρειών, των Δημοτικών Εταιρειών Λαϊκής Βάσης και πιθανώς άλλων που προβλέπονται από την νομοθεσία που ισχύει κάθε φορά.
Προωθεί και συντονίζει την συνεργασία ανάμεσα σ΄ αυτές και τα διοικητικά όργανα του Δήμου, σε όποιες περιπτώσεις τούτο προβλέπεται από τον νόμο.
Συνεργάζεται, για τη νόμιμη και ολοκληρωμένη προώθηση των σχετικών διαδικασιών, με την Νομική Υπηρεσία του Δήμου.
Τηρεί το αρχείο του ΟΓΑ και έχει την εποπτεία των ανταποκριτών του ΟΓΑ.
Ζ. ΤΜΗΜΑ ΑΛΛΟΔΑΠΩΝ & ΜΕΤΑΝΑΣΤΕΥΣΗΣ
Ελέγχει την διεύθυνση κατοικίας του προσερχόμενου αλλοδαπού με αίτημα την έκδοση άδειας παραμονής.
Παραλαμβάνει και ελέγχει όλα τα δικαιολογητικά που απαιτούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 2910/2001 για την έκδοση όλων των κατηγοριών αδειών παραμονής (σπουδών, εξαρτημένης εργασίας, σύστασης επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, οικογενειακής συνένωσης κ.λ.π).
Αφού συμπληρώσει τον ατομικό φάκελο του αιτούντα για την έκδοση άδειας παραμονής, αποστέλλει τα πρωτότυπα δικαιολογητικά με απόδειξη στην Περιφέρεια Αττικής – Δ/νση Αλλοδαπών και Μετανάστευσης για την έκδοση της σχετικής απόφασης.
Εφαρμόζει τις σχετικές διατάξεις του Ν. 2910/ 2001 που αφορούν τους παράνομους μετανάστες και παρακολουθεί την νομοθεσία που ισχύει κάθε φορά για τις άδειες παραμονής των αλλοδαπών.
Τηρεί ειδικό αρχείο με αντίγραφα των δικαιολογητικών και των αποφάσεων αδειών παραμονής, σε ειδικούς φακέλους με πλήρη σειρά και φροντίζει για τη συνεχή ενημέρωση του.
Παραλαμβάνει από την Γενική Γραμματεία Περιφέρειας Αττικής τις έτοιμες άδειες παραμονής με ειδικό αποδεικτικό παραλαβής και τις διανέμει στους δικαιούχους αλλοδαπούς.
Ενημερώνει τους αλλοδαπούς για την προσκόμιση τυχόν συμπληρωματικών στοιχείων κ.λ.π.
Τηρεί βιβλίο πρωτοκόλλου.
Η. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ
Ασχολείται με το σχεδιασμό, κατάσταση, λειτουργία και συνεχή βελτίωση συστήματος ή συστημάτων ποιότητας, με βάση τη δομή του Δήμου, τις απαιτήσεις των Δημοτών και τις δεσμεύσεις, τις προδιαγραφές και απαιτήσεις που προκύπτουν από τη νομοθεσία.
Συγκεκριμένα το εν λόγω γραφείο φροντίζει για:
Την περιγραφή του συστήματος διεργασιών του Δήμου.
Την καθιέρωση των επιμέρους αντικειμενικών στόχων για την ποιότητα..
Την εφαρμογή των διεργασιών.
Την ενημέρωση της Διοίκησης για τα αποτελέσματα των μετρήσεων που θα κάνει τόσο τις διεργασίες, όσο και στα ενδιάμεσα και τελικά παραγόμενα προϊόντα (υπηρεσίες κλπ.) του Δήμου καθώς και για την αποτελεσματικότητα του συστήματος.
Τη διαρκή βελτίωση του συστήματος διαχείρισης της ποιότητας και την περιγραφή της με τεχνικές και εργαλεία ποιότητας.
Για την εκπλήρωση της αποστολής του, ο υπεύθυνος του Γραφείου συνεργάζεται στενά με τις άλλες διοικητικές μονάδες του Δήμου, αξιοποιώντας τα στοιχεία που αντλεί από τις συνεργασίες αυτές.